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新的档案入库前，首先要根据档案的类别、年份和密级等相关信息对新建档案进行编目，并通过终端管理器写入标签，生成的电子标签数据被传送到中心数据库里以备系统其他模块调用。
入库时，档案管理信息系统的储位管理子系统发出入馆指令，然后读取要入馆的档案盒信息，然后储位自动识别模块与档案自动识别模块进行档案盒信息匹配，匹配后由储位自动识别模块分配该档案盒的存放储位，确认无误后，管理员发出入馆确认信息，确认信息通过计算机总线传递至该档案柜，储位指示点亮起，管理人员将档案盒放至指示点所指示的储位，按下储位上的确认按钮，指示灯熄灭，确认信号反馈回管理系统，入馆结束。全部档案入库完毕后，在查询管理子系统中可对已入馆的档案信息进行查询，从而实现对档案的可视化、动态化管理。（2）盘点
由于的使用，盘点档案变成一项简单快速的工作：由档案管理信息系统的查询子系统发出盘点指令，阅读器立即完成对档案的相关信息以及相应的储位信息的收集，并自动返回所收集的信息与中心数据库中的数据进行核对。如对于不能匹配的信息，由管理人员持手持式阅读器进行现场核对，修改系统信息或现场信息，从而完成档案盘点。（3）密集柜查阅
在查询相关档案时，管理员首先通过查询管理子系统查阅档案的编目号，系统将根据编目号提取中心数据库里所储存的数据信息，核对无误后发出出库指令，储位管理子系统中的档案自动识别模块将根据编目号映射其储位编号，找到该档案所存放的物理位置。管理员发出出库指令，储位指示灯亮起。当档案经过出库口时，出库口的阅读器将读取密集柜档案信息反馈给管理系统，管理人员再次确认所查档案与所出库档案一致后确定出库。此时，系统将记录下档案的出库时间信息。如若反馈信息与查询信息不一致，监控模块将向警报模块发出异常警报。
防倒装置：在每列密集架底盘上安装钩，并与轨道相连，防止架体倾倒。
3.限位装置：为防止底盘脱轨，在轨道未端安装该装置。
4.整体闭合锁及门锁：为保证藏品的，在首列密集架安装整体闭合锁具，在门面安装门锁（外侧面装有带锁门板），当全部架体合拢时可以锁住。
5.制动装置：制动装置安装于每列密集架侧端、侧板的中部，它可使架体不被他人移动，有效地保证查阅人员的人身。
（五）泽信密集架 轨道
轨道铺设形式有埋入式和地面式两种。地面式轨道用膨胀螺丝安装在装饰地面上，埋入式轨道与装饰地面平齐，利于档案手推车运行及工作人员工作。由于埋入式轨道的施工有一定的技术要求，为保证所铺设轨道的水平度，保证密集架平稳运行，建议新建库房安装埋入式轨道，旧房改成库房安装地面式轨道。安装轨道要求每两条轨平行偏差不大于1.5㎜，在任何1m长度内水平偏差不大于1㎜，全长不大于4㎜。
二、泽信柜业密集架的制造工艺要求
1.板材的加工：在板材剪切下料、冲压、轧压等工序需全部达到模具化，零件组合焊接从轨道、立柱、底盘、封门的钻孔等工序，需全部达到工装夹具行，以使产品具有优良的互换性和协调性。
2.焊接：焊接应避免外露电镀件表面有烧焦、起泡、剥落、裂纹、划伤等缺陷。
3.表面处理方面：架体表面全部采用静电粉末喷塑，高温塑化处理，喷塑前进行磷化处理。表面处理需达到如下标准：塑膜厚度60～70μm，盐雾试验48小时无塑膜脱落现象。耐冲击力达到60㎏/c㎡ 。各零部件在经过表面喷塑处理后喷塑表面应均匀光亮平整，色泽一致，无尖角、露底、锈迹、剥落、起皱、变色、明显的流迹、疙瘩、气孔、裂纹及划伤等缺陷。
密集柜技术人员设计之后才能够得出具体的移动档案柜尺寸。
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