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新的档案入库前，首先要根据档案的类别、年份和密级等相关信息对新建档案进行编目，并通过终端管理器写入标签，生成的电子标签数据被传送到中心数据库里以备系统其他模块调用。
入库时，档案管理信息系统的储位管理子系统发出入馆指令，然后读取要入馆的档案盒信息，然后储位自动识别模块与档案自动识别模块进行档案盒信息匹配，匹配后由储位自动识别模块分配该档案盒的存放储位，确认无误后，管理员发出入馆确认信息，确认信息通过计算机总线传递至该档案柜，储位指示点亮起，管理人员将档案盒放至指示点所指示的储位，按下储位上的确认按钮，指示灯熄灭，确认信号反馈回管理系统，入馆结束。全部档案入库完毕后，在查询管理子系统中可对已入馆的档案信息进行查询，从而实现对档案的可视化、动态化管理。（2）盘点
由于的使用，盘点档案变成一项简单快速的工作：由档案管理信息系统的查询子系统发出盘点指令，阅读器立即完成对档案的相关信息以及相应的储位信息的收集，并自动返回所收集的信息与中心数据库中的数据进行核对。如对于不能匹配的信息，由管理人员持手持式阅读器进行现场核对，修改系统信息或现场信息，从而完成档案盘点。（3）密集柜查阅
在查询相关档案时，管理员首先通过查询管理子系统查阅档案的编目号，系统将根据编目号提取中心数据库里所储存的数据信息，核对无误后发出出库指令，储位管理子系统中的档案自动识别模块将根据编目号映射其储位编号，找到该档案所存放的物理位置。管理员发出出库指令，储位指示灯亮起。当档案经过出库口时，出库口的阅读器将读取密集柜档案信息反馈给管理系统，管理人员再次确认所查档案与所出库档案一致后确定出库。此时，系统将记录下档案的出库时间信息。如若反馈信息与查询信息不一致，监控模块将向警报模块发出异常警报。
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密集架主要作用就是用于档案材料、凭证等的寄存，具有失密封锁、空间应用率高、存取便当等优点。下面我们就来理解一下密集柜是怎样工作的，它的工作原理和特性是什么。1、密集架的挪动 密集架能够单列或多列的导轨上停止挪动，每列密集架都具有手刹制动安装。自锁柄早OFF位置时，架体不能挪动，在ON位置时，架体可挪动，每列架体的侧面板上都装有标签框，挪动列底部有防倒安装，每个组合箱体的前后各列装有总锁，用于整体的锁闭，起到失密作用，导轨的顶端装置有限位安装。当存取档案材料时，就需求顺时针或逆时针方向摇入手柄，活动架将在轨道上平稳行走，档相邻两个架体间隔移至一定位置时（有足够位置存取材料），顺时针转动两列架体的自锁柄至OFF位置，此时再摇入手柄，两架体不能再挪动，然后进入架体间存取材料（如转动自锁柄时不能锁定架体，可稍稍转入手轮至能拉动自锁柄，不能强行锁定，以免给自锁柄扳断或所怀自锁安装）。 密集柜（英文Movable Rack，日语移动棚），因日本国土面积小使用密集柜可以节省七成以上的空间,又名密集架。密集柜在日本得到了飞速的发展,日本人把它理解为一种可移动的货架,企业店铺使用非常普及.上世纪80年代随着改革开放密集柜带着品的标签传入1,它以档案柜的代替品出现在了大型国有企业的办公室.随后国内一些大型企业迅速仿制.其中早的生产基地有当时的工业老基地洛阳.沈阳.中部城市河北衡水和沿海的浙江宁波等地....随着现代社会的飞速发展，息资料也不断地增加，为人们的使用和息的交流带来方便的同时，也为储存、查阅及管理带来了新的问题，而密集柜的出现为我们解决了这个难题，它储存量大，使用方便，节约空间，而且方便管理，已经成为国11和大型企事业单位储存资料的1佳选择。根据国档案局DA/T7-92档案密集架行业标准和GBT13667.3图书密集架国标准开发生产的，与传统式书架、货架、档案架相比，储存量大，节省空间且更有传动性。
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